Guía Completa: Cómo proteger tu información con copias de seguridad en Pipedrive
- Hasay Rosado
- 6 may
- 9 Min. de lectura
Introducción: El valor incalculable de tus datos de ventas
Imagina esto: es lunes por la mañana, abres tu ordenador para revisar las oportunidades de venta de la semana y... ¡sorpresa! No puedes acceder a tu cuenta de Pipedrive o, peor aún, descubres que parte de la información crítica ha desaparecido. Situaciones como esta ocurren más a menudo de lo que pensamos.
"El 94% de las empresas que sufren una pérdida de datos catastrófica no sobreviven: el 43% no vuelve a operar y el 51% cierra en menos de dos años" - Estudio de la Universidad de Texas
Esta estadística escalofriante se une al dato de que el 42% de las empresas que sufren una pérdida grave de datos no sobreviven más de 6 meses después del incidente. La realidad es contundente: proteger tu información en el CRM no es opcional, es vital para la supervivencia de tu negocio.
En esta guía completa, aprenderás:
Por qué es esencial implementar un sistema de respaldo regular para tu CRM
Todas las formas disponibles para exportar y guardar tu información en Pipedrive
Cómo automatizar el proceso para eliminar errores humanos y garantizar consistencia
Buenas prácticas y casos reales que demuestran la efectividad de estas estrategias
Herramientas complementarias que potencian tu seguridad de datos
La verdadera razón por la que necesitas copias de seguridad en Pipedrive
Aunque Pipedrive es una plataforma robusta que garantiza alta disponibilidad, existen múltiples factores de riesgo para tus datos:
Factores humanos:
Eliminación accidental de registros importantes
Modificaciones erróneas en campos críticos
Salida de empleados con acceso a información sensible
Factores técnicos:
Fallos en integraciones o sincronizaciones
Problemas durante migraciones o actualizaciones
Conflictos entre plugins o extensiones
Factores externos:
Ataques informáticos o violaciones de seguridad
Problemas temporales de acceso a la plataforma
Cambios en la estructura de tu cuenta
Como me contaba María, gerente de ventas en una empresa de software: "Nunca pensé que necesitaría un backup hasta que uno de nuestros vendedores, intentando limpiar su pipeline, eliminó por error todas las oportunidades con estado 'Contacto Inicial'. Perdimos información de seguimiento de más de 50 clientes potenciales".
Métodos de copia de seguridad en Pipedrive: desde lo básico hasta lo avanzado
Exportación manual de datos: El método fundamental
La forma más básica pero infalible de realizar copias de seguridad en Pipedrive es mediante la exportación manual de tus datos. Esta opción está disponible para todos los usuarios y se estructura en tres niveles:
Nivel de exportación | Qué incluye | Cómo hacerlo | Uso recomendado |
Individual (trato) | Un solo negocio en formato XLS | Detalle del trato > "..." > Export as XLS Pipedrive | Para compartir una oportunidad específica o analizar un caso concreto |
Filtrado (lista) | Registros según criterios de filtro en CSV/XLSX | Vista de lista > aplica filtro > "..." > Export filter results learn.pipedrive.com | Para análisis por segmentos o respaldo parcial de información |
Completo (global admin) | Todo el CRM en formato CSV/XLSX | Ajustes > Tools & apps > Export data Knowledge Base Pipedrive | Para respaldo completo o migración de datos |
Pasos detallados para realizar una exportación completa
Inicia sesión como administrador global de tu cuenta de Pipedrive
Navega hasta "Settings" en la esquina superior derecha
Selecciona "Tools & apps" en la barra lateral izquierda
Haz clic en "Export data" dentro de la sección de herramientas
Selecciona el formato que prefieras: CSV (más universal) o Excel (mejor para visualización)
Espera a que el sistema prepare tu archivo (esto puede tardar desde segundos hasta varios minutos dependiendo del volumen de datos)
Descarga el archivo generado y guárdalo en un repositorio seguro
Verifica la integridad abriendo el archivo y comprobando que contiene todos los datos esperados
Consejo profesional: Establece una convención de nombres para tus archivos de backup que incluya la fecha de exportación, por ejemplo: "Pipedrive_Backup_2025-05-05.xlsx". Esto te permitirá identificar rápidamente la versión más reciente y mantener un histórico organizado.
Caso práctico: Cómo Startup X recuperó 200 contactos perdidos
La startup X, especializada en software para gestión logística, implementó una política simple pero efectiva: cada viernes, el administrador del sistema exportaba manualmente todo el CRM y almacenaba el archivo en una carpeta compartida encriptada en Google Drive.
Esta práctica, que tomaba menos de 5 minutos semanales, demostró su valor cuando un nuevo vendedor, intentando "limpiar" su lista de contactos, eliminó por error más de 200 perfiles que consideró obsoletos. Entre ellos había varios prospectos en fase avanzada de negociación.
Gracias a la copia de seguridad reciente, el equipo pudo:
Identificar los contactos eliminados comparando los archivos
Reimportar selectivamente los registros perdidos
Recuperar todas las conversaciones y notas asociadas
Reanudar las negociaciones sin que los clientes notaran la interrupción
Tiempo total para resolver el incidente: menos de 10 minutos.
Automatización con herramientas externas: El siguiente nivel
La exportación manual es efectiva, pero requiere disciplina y está sujeta a olvidos. Para equipos con altos volúmenes de datos o para quienes buscan mayor tranquilidad, automatizar el respaldo es la mejor opción.
Integración con Coupler.io: Programación de exportaciones automáticas
Coupler.io es una herramienta especializada en la sincronización de datos entre plataformas que permite programar exportaciones automáticas de Pipedrive hacia diversos destinos como:
Google Sheets (ideal para equipos que utilizan Google Workspace)
Excel Online (perfecto para entornos Microsoft)
BigQuery (para análisis avanzado de datos)
Herramientas de BI como Looker Studio o Power BI
Pasos para configurar Coupler.io con Pipedrive:
Crea una cuenta en Coupler.io
Selecciona Pipedrive como fuente de datos
Autentícate con tu cuenta de Pipedrive (necesitarás una API key)
Elige tu destino preferido (por ejemplo, Google Sheets)
Selecciona la entidad que deseas exportar (deals, persons, activities, etc.)
Configura los campos específicos que deseas incluir en la exportación
Programa la frecuencia de sincronización (diaria, cada hora, etc.)
Activa "Automatic data refresh" y guarda tu configuración
Beneficio clave: Una vez configurado, no dependerás de recordatorios ni intervención manual; el sistema creará copias de seguridad de forma consistente y predecible.
Uso de Zapier para backup incremental y notificaciones
Zapier ofrece una aproximación diferente a las copias de seguridad, permitiéndote:
Detectar nuevos registros o actualizaciones en Pipedrive en tiempo real
Enviarlos automáticamente a una hoja de cálculo, base de datos o sistema de almacenamiento
Mantener un registro incremental de cambios (especialmente útil para auditorías)
Recibir notificaciones cuando ocurren modificaciones importantes
Flujo típico en Zapier para backup incremental:
Trigger: "New Deal in Pipedrive" o "Updated Deal in Pipedrive"
Action: "Create Spreadsheet Row in Google Sheets" o "Append to Airtable"
Optional: Añadir un paso de notificación vía email o Slack
Este enfoque es particularmente útil para equipos que necesitan mantener un historial detallado de cambios o que quieren asegurarse de que ninguna modificación pasa desapercibida.
Uso de la API de Pipedrive para backups personalizados
Para equipos con recursos técnicos, la API de Pipedrive ofrece la máxima flexibilidad para crear soluciones de backup personalizadas.
Ventajas de usar la API para copias de seguridad:
Acceso completo a todos los datos, incluidos algunos no disponibles en las exportaciones estándar
Posibilidad de filtrar con precisión qué datos se incluyen en el backup
Capacidad para mantener relaciones complejas entre entidades
Opciones avanzadas de programación y automatización
Errores comunes al hacer copias de seguridad y cómo evitarlos
No validar la integridad de los archivos de respaldo
Problema: Muchas empresas descubren demasiado tarde que sus archivos de backup están corruptos o incompletos.
Solución:
Establece una rutina mensual para abrir y verificar que cada archivo CSV/Excel contiene todas las columnas y registros esperados
Implementa checksums o verificaciones automáticas de integridad
Considera herramientas como Validation Station para verificar automáticamente la estructura de tus CSVs
Olvidar incluir el historial de actividades
Problema: Muchos usuarios se centran en los tratos y contactos, pero olvidan que el historial de actividades (llamadas, emails, notas) suele contener información crítica para el contexto de cada negociación.
Solución:
Al exportar, asegúrate de seleccionar filtros que incluyan "Activities"
Usa la API para extraer el historial completo y vincularlo correctamente a cada entidad
Considera herramientas como Backupify que se especializan en mantener estas relaciones
Depender exclusivamente de un solo formato o ubicación
Problema: Confiar en un único formato (como CSV) o ubicación de almacenamiento crea un punto único de fallo.
Solución:
Genera copias en múltiples formatos: CSV (universal), XLSX (mejor visualización) y JSON (preserva estructuras complejas)
Implementa la regla 3-2-1 de backups: 3 copias, en 2 tipos diferentes de almacenamiento, con 1 copia fuera del sitio
Utiliza servicios como Backblaze B2 como solución económica para almacenamiento redundante
No establecer responsabilidades claras
Problema: En muchos equipos, nadie tiene asignada específicamente la responsabilidad de verificar que los backups se están realizando correctamente.
Solución:
Designa un "guardián de datos" en tu equipo, responsable de supervisar el proceso
Programa revisiones mensuales del sistema de backup
Implementa alertas automáticas cuando los backups no se completan correctamente
Estrategias de recuperación: Cómo restaurar datos desde tus copias de seguridad
Tener copias de seguridad es solo la mitad de la ecuación; saber cómo usarlas en caso de emergencia es igualmente importante.
Recuperación selectiva mediante importación estándar
Para restaurar un conjunto específico de registros:
Identifica los registros perdidos en tu copia de seguridad
Crea un nuevo archivo CSV/Excel con solo esos registros
Ve a Settings > Data Import > Import [nombre_de_entidad]
Sigue el asistente de importación, asegurándote de mapear correctamente los campos
Revisa posibles duplicados que el sistema pueda identificar
Completa la importación y verifica los resultados
Para situaciones complejas que requieren preservar relaciones exactas:
Utiliza la API de Pipedrive para identificar IDs de registros perdidos
Restáuralos uno a uno respetando el orden correcto de dependencias (primero organizaciones, luego personas, después tratos, etc.)
Reconstruye las relaciones entre entidades usando los IDs originales cuando sea posible
Recuperación para casos de desastre total
En escenarios extremos donde necesitas restaurar completamente tu instancia de Pipedrive:
Contacta con el soporte de Pipedrive para evaluar opciones de restauración desde sus propios backups
Prepara una importación masiva coordinada siguiendo una secuencia lógica
Considera herramientas especializadas como Skyvia para migraciones complejas
Plan de copias de seguridad: Construcción de un sistema robusto
Definición de una política de respaldo basada en riesgos
Evalúa tu nivel de riesgo:
Volumen de transacciones diarias
Número de usuarios con acceso de escritura
Criticidad de los datos para la operación
Establece frecuencias adecuadas:
Nivel de riesgo | Frecuencia recomendada | Método sugerido |
Bajo (< 100 transacciones/día) | Semanal | Exportación manual + almacenamiento en nube |
Medio (100-500 transacciones/día) | Diario | Coupler.io o Zapier automatizado |
Alto (> 500 transacciones/día) | Cada 4-6 horas | Solución basada en API con verificación |
Crítico (operación 24/7) | Tiempo real | Sistema dual con replicación continua |
Documenta el proceso:
Crea un documento accesible a todo el equipo
Incluye pasos detallados para backup y recuperación
Asigna responsabilidades específicas
Realiza simulacros:
Programa ejercicios trimestrales de recuperación
Mide el tiempo de recuperación y optimiza el proceso
Herramientas complementarias para una estrategia integral
Monitorización de cambios con Audit Logs
Pipedrive Enterprise incluye Audit Logs, una función que registra quién hizo qué cambios y cuándo. Esta herramienta es invaluable para:
Identificar exactamente qué datos se modificaron o eliminaron
Determinar quién realizó los cambios (crucial para seguridad y capacitación)
Establecer líneas temporales precisas para recuperación selectiva
Protección adicional con Recycle Bin
La Papelera de reciclaje de Pipedrive permite recuperar elementos eliminados durante un período limitado (generalmente 30 días). Para maximizar su utilidad:
Educa a tu equipo sobre cómo acceder y usar esta función
Establece procesos para revisión regular de elementos eliminados
Complementa con backups para cubrir el período posterior a estos 30 días
Servicios de backup especializados para CRMs
Existen proveedores que ofrecen servicios específicamente diseñados para backup de CRMs:
Spanning - Ofrece soluciones específicas para plataformas SaaS
OwnBackup - Especializado en copias de seguridad para CRMs
Skyvia - Permite crear pipelines de datos y backups programados
Estas soluciones suelen ofrecer capacidades avanzadas como:
Restauración a nivel de campo individual
Comparación visual entre versiones
Monitoreo automático de integridad de datos
FAQs sobre copias de seguridad en Pipedrive
Pregunta | Respuesta |
¿Con qué frecuencia debo hacer backup? | Mínimo semanal; recomendable diario si tu volumen de datos es alto o trabajan múltiples usuarios. En entornos críticos, considera backups cada 4-6 horas o en tiempo real. |
¿Dónde guardar las copias? | Implementa la regla 3-2-1: 3 copias en 2 tipos diferentes de almacenamiento (nube y local) con 1 copia fuera del sitio. Opciones recomendadas: Google Drive/OneDrive con cifrado, un NAS local y un servicio especializado como Backblaze. |
¿Puedo restaurar directamente desde el CSV? | Sí, mediante la función de importación estándar de Pipedrive. Para mapeos más precisos, considera usar la API de Pipedrive para restauraciones que preserven todas las relaciones entre datos. |
¿Qué ocurre si caduca el enlace de descarga? | Los enlaces de exportación de Pipedrive caducan después de aproximadamente un mes. Genera un nuevo export o, mejor aún, automatiza el proceso para evitar depender de enlaces temporales. |
¿Debo hacer backup de las personalizaciones? | ¡Absolutamente! Los campos personalizados, flujos de trabajo y configuraciones son parte crítica de tu implementación. Documenta estos elementos o utiliza herramientas como Salto.io que pueden respaldar configuraciones además de datos. |
¿Cómo protejo datos sensibles en mis backups? | Utiliza encriptación como VeraCrypt para archivos locales o servicios con cifrado de extremo a extremo para almacenamiento en nube. Considera también pseudonimizar información sensible según normativas como GDPR. |
¿Puedo recuperar relaciones entre entidades? | Las exportaciones estándar preservan IDs pero pueden perder algunas relaciones complejas. Para restauraciones completas, considera usar la API o herramientas especializadas como Skyvia que mantienen la integridad referencial. |
Conclusión: La tranquilidad no tiene precio
Implementar un sistema robusto de copias de seguridad en Pipedrive no es solo una buena práctica: es una inversión estratégica en la continuidad y salud de tu negocio. Como hemos visto:
Las pérdidas de datos pueden tener consecuencias devastadoras (recordemos: 42% de empresas no sobreviven 6 meses tras una pérdida grave)
Existen múltiples métodos adaptados a diferentes necesidades y recursos
La automatización elimina el factor humano y garantiza consistencia
Un plan completo incluye no solo crear backups sino saber cómo usarlos
Como me comentaba Javier, director de ventas en una consultora tecnológica: "Invertir 2 horas en configurar nuestro sistema automatizado de backups nos ahorró semanas de trabajo cuando ocurrió lo impensable. No es exagerado decir que salvó nuestro departamento de ventas".
Próximos pasos: Implementación inmediata
Hoy mismo: Realiza una exportación manual completa como primer punto de referencia
Esta semana: Define tu política de backups y asigna responsabilidades
Próximos 15 días: Implementa una solución automatizada adecuada a tu volumen de datos
Próximo mes: Realiza un simulacro de recuperación para validar tu estrategia
¿Ya tienes tu sistema de copias de seguridad en Pipedrive? ¿Has tenido alguna experiencia donde un buen backup salvó tu información? ¡Comparte tu experiencia en los comentarios!
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