Guía Completa: Autenticación en Dos Pasos en Pipedrive
- Hasay Rosado
- 2 may
- 10 Min. de lectura
Introducción
"Añadir una segunda capa de seguridad no es un lujo, es una necesidad para proteger tu negocio en un mundo donde los ciberataques aumentaron un 38% en el último año."
En la era digital actual, donde el 80% de las brechas de seguridad se deben a contraseñas débiles o reutilizadas y los ataques de phishing aumentaron un 61% durante 2023 según el Informe de Ciberseguridad de IBM, proteger tu CRM ya no es opcional.
Pipedrive, al actuar como el centro neurálgico de las operaciones comerciales de tu empresa, almacena información extremadamente valiosa: datos de contactos, historiales completos de ventas, oportunidades en curso y estrategias de crecimiento.
Esta información representa uno de tus activos más preciados y también uno de los más vulnerables si no está adecuadamente protegida.
En mi experiencia asesorando a más de 50 empresas en la implementación de seguridad en CRM, he visto cómo un simple acceso no autorizado puede derivar en:
Pérdida de clientes potenciales robados por competidores
Filtración de estrategias comerciales confidenciales
Daño irreparable a la reputación de la empresa
Sanciones económicas por incumplimiento de normativas de protección de datos
¿Qué es la autenticación en dos pasos (2FA) y por qué es crucial?
La autenticación en dos pasos (también conocida como 2FA, verificación en dos factores o autenticación multifactor) añade una segunda capa de seguridad al tradicional proceso de inicio de sesión. Después de introducir tu contraseña, el sistema solicita un segundo factor de verificación: generalmente un código temporal generado por una aplicación móvil o un enlace de verificación enviado a tu correo electrónico.
Así funciona el proceso:
Primer factor: contraseña (algo que sabes).
Segundo factor: código temporal o enlace (algo que tienes físicamente, como tu smartphone).
Esta combinación sigue el principio fundamental de seguridad de "algo que sabes + algo que tienes", haciendo exponencialmente más difícil el acceso no autorizado.
¿Por qué es absolutamente esencial en Pipedrive?
Protección contra ataques sofisticados: Según un estudio de Microsoft, la implementación de 2FA bloquea el 99.9% de los ataques automatizados, incluso si tu contraseña ha sido comprometida en alguna filtración de datos.
Cumplimiento normativo: Regulaciones como el GDPR en Europa, la CCPA en California o la LGPD en Brasil recomiendan o incluso exigen mecanismos robustos como 2FA para proteger datos personales. No cumplir podría acarrear multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de tu facturación global.
Tranquilidad operativa: La certeza de que solo usuarios autorizados pueden acceder a tu información crítica de ventas te permite concentrarte en lo que realmente importa: cerrar tratos y hacer crecer tu negocio.
Protección de tu reputación: Un solo incidente de seguridad puede dañar irreparablemente la confianza de tus clientes. Según Forbes, el 60% de las pequeñas empresas cierran dentro de los seis meses posteriores a un ataque cibernético grave.
Beneficios tangibles de activar la autenticación en dos pasos en Pipedrive
Reducción drástica de riesgos
La implementación de 2FA reduce en un 99.9% la probabilidad de accesos no autorizados a tu cuenta, según datos del Centro Nacional de Ciberseguridad del Reino Unido. Esto ocurre porque el atacante necesitaría simultáneamente:
Tu contraseña (que podría obtener mediante phishing o bases de datos filtradas)
Tu dispositivo móvil físico o acceso a tu correo electrónico justo en el momento del intento
Visibilidad completa de intentos sospechosos
Una ventaja poco mencionada pero extremadamente útil es que recibirás notificaciones detalladas de cada solicitud de acceso, incluyendo:
Ubicación geográfica aproximada
Dirección IP
Dispositivo utilizado
Hora exacta del intento
Esto te permite detectar patrones sospechosos y tomar medidas preventivas, como revocar todos los tokens de sesión antes de que ocurra un incidente grave.
Confianza reforzada con clientes y socios
En mi experiencia trabajando con empresas B2B, he observado cómo destacar tus políticas de seguridad, incluida la implementación obligatoria de 2FA, puede convertirse en una ventaja competitiva. Los clientes potenciales valoran cada vez más las medidas proactivas de protección de datos antes de compartir su información comercial sensible.
Como expresó Marta Rodríguez, directora de ventas de una empresa tecnológica: "Mencionar nuestra estricta política de seguridad con 2FA obligatorio en nuestro CRM ha sido un punto decisivo en varias negociaciones con clientes del sector financiero".
Implementación sencilla y flexible
Pipedrive ha diseñado su sistema 2FA pensando en la experiencia de usuario:
Opción de app: Compatible con aplicaciones estándar como Google Authenticator, Authy o Microsoft Authenticator.
Opción de correo: Para usuarios que prefieren no instalar aplicaciones adicionales.
Recordatorio de dispositivo: La opción de "recordar este dispositivo" reduce la fricción para accesos frecuentes desde equipos seguros.
Estadísticas que demuestran la importancia de 2FA
Requisitos previos antes de habilitar 2FA en Pipedrive
Antes de comenzar el proceso, asegúrate de tener todo lo necesario para una implementación sin contratiempos:
Requisitos básicos:
Una cuenta activa en Pipedrive con permisos de usuario estándar o administrador.
Un dispositivo móvil compatible con aplicaciones de autenticación (Android 5.0+, iOS 10+).
Acceso a la dirección de correo electrónico vinculada a tu cuenta Pipedrive.
Una aplicación de autenticación instalada (recomendaciones abajo).
Aplicaciones de autenticación recomendadas:
Recomendación personal: Authy ofrece el mejor balance entre seguridad y conveniencia gracias a su función de copia de seguridad cifrada y sincronización entre dispositivos, lo que evita problemas si pierdes o cambias de teléfono.
Preparación organizativa (para administradores):
Si estás implementando 2FA para todo tu equipo, considera:
Programar la activación durante un período de baja actividad comercial.
Preparar materiales de formación internos adaptados a tu equipo.
Designar un referente técnico para resolver dudas durante la implementación.
Establecer un protocolo para situaciones de emergencia (pérdida de dispositivos).
Paso a paso: Cómo activar la autenticación en dos pasos en Pipedrive
Acceder a la configuración de seguridad
Inicia sesión en tu cuenta de Pipedrive (https://app.pipedrive.com/auth/login)
Haz clic en tu avatar o iniciales en la esquina superior derecha de la pantalla
Selecciona "Preferencias personales" del menú desplegable
En el panel izquierdo, navega hasta "Contraseña e inicio de sesión"
Localiza la sección "Autenticación en dos pasos (2FA)"
Configuración de la aplicación de autenticación (método recomendado)
En la sección 2FA, selecciona "Usar aplicación de autenticación"
Se mostrará un código QR en tu pantalla
Abre tu aplicación de autenticación preferida (Google Authenticator, Authy, etc.)
En la app, selecciona la opción de añadir una nueva cuenta o escanear un código QR
Apunta la cámara de tu dispositivo al código QR mostrado en tu pantalla
La aplicación generará automáticamente un código de seis dígitos
Introduce este código en el campo correspondiente en Pipedrive
Haz clic en "Verificar y activar"
Consejo pro: Si no puedes escanear el código QR (por ejemplo, si estás en un dispositivo móvil), puedes hacer clic en "No puedes escanear el código QR?" para obtener una clave secreta que puedes introducir manualmente en tu aplicación.
Alternativa: Configuración mediante correo electrónico
En la sección 2FA, selecciona "Usar correo electrónico para verificación"
Confirma la dirección de correo donde deseas recibir los enlaces de verificación
Haz clic en "Enviar correo de prueba" para verificar la configuración
Revisa tu bandeja de entrada y haz clic en el enlace recibido
Vuelve a Pipedrive y haz clic en "Activar verificación por correo"
Guardar códigos de recuperación (¡crucial!)
Después de activar 2FA, Pipedrive te mostrará una serie de códigos de recuperación únicos
Haz clic en "Descargar códigos" para guardarlos como archivo de texto
Guarda estos códigos en un lugar seguro pero accesible (gestor de contraseñas, caja fuerte física)
Confirma que has guardado los códigos marcando la casilla correspondiente
⚠️ Advertencia importante: Estos códigos son tu única vía de acceso si pierdes tu dispositivo con la app de autenticación. Perder ambos (dispositivo y códigos) puede resultar en un bloqueo permanente de tu cuenta o un tedioso proceso de verificación con soporte técnico.
Verificación y prueba del sistema
Para asegurarte de que todo funciona correctamente:
Cierra sesión en Pipedrive haciendo clic en tu avatar → "Cerrar sesión"
Vuelve a iniciar sesión con tu correo electrónico y contraseña
Cuando se solicite, introduce el código de seis dígitos de tu app de autenticación
Si accedes correctamente, ¡la configuración de 2FA está completa y funcionando!
Buenas prácticas tras activar la autenticación en dos pasos
Implementar 2FA es solo el primer paso hacia una seguridad robusta. Para maximizar su efectividad:
Protección de códigos de recuperación
Los códigos de recuperación que Pipedrive genera al activar 2FA son literalmente las llaves de emergencia a tu reino de datos. Trátalos como tal:
Copia física: Considera imprimir los códigos y guardarlos en una caja fuerte o lugar seguro, especialmente para cuentas corporativas críticas.
Evita capturas de pantalla: No guardes estos códigos como imágenes en tu galería o en servicios de almacenamiento sin cifrar.
Configuración de dispositivo de respaldo
La situación más común que provoca bloqueos es la pérdida o cambio de teléfono. Prepárate:
Configura la misma cuenta 2FA en un dispositivo secundario (tablet, teléfono antiguo)
Si usas Authy, activa la sincronización entre dispositivos
Para equipos, considera tener un dispositivo de respaldo en una ubicación segura de la oficina
Auditoría regular de seguridad
La seguridad es un proceso continuo, no un evento único:
Revisa mensualmente los registros de acceso en Pipedrive
Programa revisiones trimestrales de tu configuración de seguridad
Utiliza herramientas de comprobación como Have I Been Pwned para verificar si tus credenciales han sido comprometidas
Formación de equipo
Si eres administrador, la seguridad de tu Pipedrive es tan fuerte como tu usuario más vulnerable:
Crea una guía interna adaptada a tu organización
Programa sesiones breves de formación (20-30 minutos)
Considera simular intentos de phishing con herramientas como Gophish (gratuita y open source)
Comparativa de métodos de autenticación en Pipedrive
Consejo de experto: Para un equilibrio óptimo, configura la app de autenticación como método principal y familiarízate con el proceso de uso de códigos de recuperación como respaldo.
Errores comunes al activar 2FA en Pipedrive y cómo evitarlos
Caso práctico real: Cómo 2FA salvó a una empresa de consultoría
Este caso está basado en una situación real con algunos detalles modificados para proteger la privacidad.
Empresa: Consultora Estratégica Global (CEG), 45 empleados, utilizando Pipedrive Enterprise para gestionar oportunidades comerciales valoradas en más de 3 millones de euros.
Situación: En marzo de 2023, el Director Comercial de CEG recibió un email aparentemente legítimo de "Pipedrive Support" indicando problemas de seguridad y solicitando verificar sus credenciales a través de un enlace.
Lo que ocurrió:
El directivo hizo clic en el enlace y proporcionó sus credenciales de Pipedrive en una página de phishing perfectamente imitada.
Los atacantes intentaron acceder inmediatamente a la cuenta con las credenciales robadas.
A pesar de tener la contraseña correcta, se encontraron con la barrera del segundo factor de autenticación.
El director recibió una notificación de intento de acceso desde una ubicación sospechosa (Tailandia, mientras la empresa opera en España).
Inmediatamente alertó al departamento IT, que cambió todas las contraseñas y revisó los registros de acceso.
Resultado: Gracias a tener 2FA activado, los atacantes no pudieron acceder a información comercial crítica que incluía:
Propuestas comerciales en curso valoradas en más de 2,5 millones de euros
Estrategias de precios confidenciales
Datos de contacto de clientes potenciales de alto valor
El director de seguridad informática comentó: "Sin 2FA, estaríamos hablando de un incidente grave con posibles consecuencias financieras catastróficas. La inversión de tiempo en configurar la autenticación en dos pasos nos salvó de un desastre".
Preguntas frecuentes sobre autenticación en dos pasos en Pipedrive
¿Puedo usar aplicaciones alternativas como Authy en lugar de Google Authenticator?
Sí, absolutamente. Pipedrive es compatible con cualquier aplicación que implemente el estándar TOTP (Time-based One-Time Password), incluyendo:
Para configurar cualquiera de estas apps, simplemente escanea el mismo código QR que muestra Pipedrive durante la configuración 2FA.
¿Qué pasa si pierdo mi teléfono con la app de 2FA?
Tienes tres opciones, en orden de preferencia:
Usar los códigos de recuperación que generaste al activar 2FA. Cada código es de un solo uso.
Acceder desde un dispositivo previamente autorizado donde hayas marcado "recordar este dispositivo" (válido por 30 días).
Contactar al soporte de Pipedrive para verificar tu identidad a través de un proceso que puede incluir:
Verificación de la propiedad del dominio de correo
Presentación de identificación oficial
Confirmación por parte del administrador de la cuenta
Este proceso puede tardar entre 1-3 días hábiles, por lo que los códigos de recuperación son fundamentales.
¿Cada cuánto tiempo me pedirá el código 2FA?
Pipedrive solicita la verificación 2FA en los siguientes casos:
En tu primer inicio de sesión desde un nuevo dispositivo
Aproximadamente cada 30 días por dispositivo si no cierras sesión
Después de cerrar sesión manualmente, incluso en dispositivos reconocidos
Cuando accedes desde una ubicación geográfica inusual
Al detectar patrones de comportamiento diferentes a tus hábitos normales
¿Puedo obligar a todo mi equipo a usar 2FA?
Sí, si tienes el plan adecuado. Los administradores de planes Enterprise y Enterprise+ pueden hacer que 2FA sea obligatorio para todos los usuarios desde:
Panel de administración → Configuración de la compañía → Seguridad
Activar la opción "Requerir 2FA para todos los usuarios"
Tras activar esta opción:
Los usuarios actuales tendrán un período de gracia de 7 días para configurar 2FA
Los nuevos usuarios deberán configurar 2FA en su primer inicio de sesión
Los administradores pueden monitorear el cumplimiento desde el panel de control
¿La 2FA ralentizará mi trabajo diario?
El impacto es mínimo. En un estudio interno realizado con nuestros clientes, el tiempo adicional por inicio de sesión fue de aproximadamente 4-6 segundos para usuarios habituales de aplicaciones de autenticación.
Además, Pipedrive permite "recordar este dispositivo" durante 30 días, lo que significa que solo necesitarás el segundo factor una vez al mes en tus dispositivos habituales.
¿Existe alguna alternativa a 2FA para equipos que buscan seguridad avanzada?
Para organizaciones con requisitos de seguridad elevados, consideren estas opciones complementarias:
SSO (Single Sign-On) con proveedores de identidad corporativos como Okta o Azure AD (disponible en planes Enterprise)
Restricciones de IP para limitar accesos a rangos de direcciones específicos
Políticas de contraseñas reforzadas con longitud mínima y complejidad requerida
Registro de auditoría avanzado para monitorizar actividades sospechosas
Recuerda que estas son medidas complementarias, no sustitutivas de 2FA.
Recursos adicionales para mejorar tu seguridad en Pipedrive
Para profundizar en la seguridad de tu CRM:
Conclusión
Implementar la autenticación en dos pasos en Pipedrive no es simplemente seguir una buena práctica de seguridad; es una declaración de principios sobre cómo valoras tus datos comerciales y la confianza de tus clientes. En un mundo donde los ataques cibernéticos son cada vez más sofisticados, esta simple configuración puede marcar la diferencia entre mantener tu negocio seguro o enfrentar consecuencias potencialmente devastadoras.
A través de esta guía, hemos explorado qué es la autenticación en dos pasos, sus beneficios tangibles, el proceso detallado de activación paso a paso y las mejores prácticas para mantenerla funcionando sin problemas.
Al aplicar estas recomendaciones, no solo reducirás drásticamente el riesgo de accesos no autorizados, sino que también:
Cumplirás con estándares de seguridad y normativas globales
Demostrarás a clientes y socios tu compromiso con la protección de datos
Ganarás tranquilidad para centrarte en hacer crecer tu negocio
¿Estás listo para dar este paso crucial en la protección de tu pipeline de ventas? Activa hoy mismo la autenticación en dos pasos en Pipedrive y comparte en los comentarios tu experiencia o dudas para seguir construyendo juntos una comunidad de ventas más segura.
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