Pipedrive: Filtrar y segmentar contactos

Introducción

¿Sabías que más del 60% de los contactos en un CRM nunca se convierten en oportunidades de negocio? La razón principal es la falta de una segmentación adecuada. Si tu equipo de ventas pierde tiempo contactando a prospectos poco calificados, es hora de optimizar tu proceso.

Para elevar la calidad de tus datos desde el inicio, repasa la gestión de contactos en Pipedrive y construye una base sólida antes de aplicar cualquier filtro.

Pipedrive ofrece una solución poderosa: filtros avanzados que te permiten identificar a los clientes más valiosos con solo unos clics. Con una segmentación eficiente, las empresas han logrado aumentar sus tasas de conversión hasta en un 25% y reducir el tiempo de respuesta en más de un 40%.

En esta guía completa, te enseñaré paso a paso cómo crear filtros personalizados en Pipedrive, segmentar contactos estratégicamente y automatizar tareas clave para mejorar la productividad de tu equipo de ventas.

La Psicología Detrás de la Segmentación Efectiva

Segmentar tu base de contactos permite personalizar estrategias de comunicación enfocadas en necesidades específicas de cada grupo, aumentando significativamente las posibilidades de conversión.

Pero hay algo más profundo aquí. El cerebro humano procesa información personalizada 6 veces más rápido que información genérica. Cuando tu mensaje resuena con las necesidades específicas de tu prospecto, activas sus "centros de decisión" de manera más efectiva.

Estadísticas que Cambiarán tu Perspectiva

• 77% de los compradores B2B prefieren interactuar con vendedores que comprenden su industria específica

• Las empresas que segmentan efectivamente experimentan un 42% menos de rotación de clientes

• El 81% de los usuarios accede a su tecnología CRM desde múltiples dispositivos, lo que hace crucial tener filtros accesibles y sincronizados

El Costo Real de NO Segmentar

Un vendedor promedio maneja 200-500 contactos. Sin segmentación adecuada:

• Pierde 23 minutos diarios buscando información relevante

• Tiene un 32% menos de precisión en la calificación de leads

• Experimenta 40% más de fatiga por decisiones irrelevantes

Cómo Crear Filtros en Pipedrive Paso a Paso

Optimizar tu base de datos con filtros personalizados en Pipedrive es clave para mejorar la gestión de ventas. Sigue estos pasos detallados:

Paso 1: Accede a la Sección de Contactos o Tratos

• Inicia sesión en Pipedrive.

• Dirígete a "Contactos" o "Tratos", dependiendo de lo que quieras filtrar.

Si aún estás introduciendo clientes uno por uno, domina primero cómo agregar contactos en Pipedrive y evita arrastrar errores a tus filtros.

Paso 2: Abre la Opción de Filtros

• Haz clic en "Agregar filtro" en la parte superior derecha.

• Se abrirá un panel donde podrás definir las condiciones de filtrado.

Paso 3: Define los Criterios del Filtro

• Selecciona criterios clave como:

  • Estado del trato (Activo, Cerrado, En progreso).

  • Fecha de última actividad (Clientes inactivos por más de 30 días).

  • Industria o sector (Para segmentar clientes B2B por nicho de mercado).

• Agrega múltiples condiciones para crear filtros más precisos.

Paso 4: Guarda y Aplica el Filtro

• Nombra el filtro de forma clara (Ejemplo: "Clientes inactivos 30 días").

• Guarda el filtro y compártelo con tu equipo para optimizar la segmentación.

Ejemplo práctico:Si deseas ver solo clientes que no han sido contactados en los últimos 30 días, configura un filtro con la condición:✅ Fecha de última actividad es antes de [fecha específica].

Segmentación Estratégica: El Arte de Dividir para Conquistar

Modelo de Segmentación RFM Adaptado para Pipedrive

R - Recency (Recencia): ¿Cuándo fue la última interacción?

• Calientes (0-7 días): Máxima prioridad

• Tibios (8-30 días): Seguimiento activo

• Fríos (31+ días): Campañas de reactivación

F - Frequency (Frecuencia): ¿Con qué frecuencia interactúan?

• Alta: 5+ interacciones/mes

• Media: 2-4 interacciones/mes

• Baja: 1 interacción/mes

M - Monetary (Valor Monetario): ¿Cuál es su potencial de ingresos?

• Alto: $50K+ anual

• Medio: $10K-50K anual

• Bajo: <$10K anual

  
  

Dentro de esta guía para organizar contactos con etiquetas y disparar campañas hiperpersonalizadas con un par de clics.

Segmentación por Modelo de Negocio

B2B (Business to Business) - La Estrategia de Cuentas Clave

Filtros recomendados:

Industria: [Tecnología, Finanzas, Salud, Educación]
Tamaño de empresa: [Startup, PYME, Enterprise]
Rol del contacto: [C-Level, Director, Manager, Specialist]
Budget: [<10K, 10K-50K, 50K-100K, 100K+]
Timeframe: [Inmediato, 3 meses, 6 meses, >1 año]

Casos de uso específicos:

• Account-Based Marketing (ABM): Filtra empresas Fortune 500 en tu sector

• Vertical specialization: Agrupa por industrias reguladas (banca, salud)

• Geographic expansion: Identifica oportunidades por región

B2C (Business to Consumer) - La Personalización Masiva

Filtros comportamentales:

Engagement level: [Súper activo, Activo, Pasivo, Inactivo]
Purchase history: [Comprador frecuente, Ocasional, Primera compra]
Channel preference: [Email, SMS, Social, Phone]
Lifecycle stage: [Nuevo suscriptor, Cliente activo, En riesgo, Win-back]

Técnica avanzada - Microsegmentación:

• Momento del día: Segmenta por horarios de mayor actividad

• Dispositivo preferido: Mobile vs Desktop users

• Contenido favorito: Blogs, Videos, Webinars, Case studies

SaaS y Startups - La Velocidad es Clave

Filtros específicos para SaaS:

Trial status: [Activo, Expirado, Convertido, Cancelado]
Feature usage: [Power user, Regular, Básico, No engagement]
Support tickets: [0 tickets, 1-3 tickets, 4+ tickets]
Team size: [Individual, Small team, Medium, Enterprise]

Automatización en Pipedrive: Ahorra Tiempo y Aumenta Conversión

Beneficios clave de la automatización

✔ Te ahorra horas de trabajo manual en la clasificación de contactos.✔ Segmenta clientes automáticamente según sus interacciones.✔ Mejora la coordinación entre ventas y marketing.

Lleva tu segmentación al siguiente nivel configurando reglas que automatizarán tu proceso de ventas, disparando tareas y correos según el comportamiento del contacto.

Cómo configurar automatizaciones en Pipedrive

1. Dirígete a la pestaña de "Automatizaciones".

2. Crea reglas basadas en acciones de los clientes (Ejemplo: "Si un cliente abre 3 emails, asignarlo a un vendedor").

3. Integra con herramientas de email marketing para generar seguimientos automáticos.

Ejemplo de éxito:Empresas que han implementado automatizaciones en Pipedrive han reducido su tiempo de conversión en un 40%, ya que su equipo de ventas solo se enfoca en clientes con mayor interés.

Técnicas Avanzadas: Secretos de los Top Performers

1. Filtros Dinámicos por Tiempo

Crea filtros que se actualicen automáticamente:

• "Hot This Week": Contactos con actividad en últimos 7 días

• "Monthly Review": Oportunidades creadas hace exactamente 30 días

• "Quarterly Cleanup": Leads sin actividad por 90+ días

2. Segmentación Predictiva

Utiliza patrones históricos para predecir comportamientos:

• Compradores estacionales: Clientes activos en Q4

• Upgrade candidates: Usuarios cerca de límites de uso

• Churn risk: Patrones que preceden cancelaciones

3. Cross-selling y Upselling Inteligente

Filtro: "Upsell Ready"
Criterios:
- Cliente por 6+ meses
- Satisfacción > 8/10
- Crecimiento de uso > 25%
- Sin tickets de soporte recientes

4. La Técnica del "Filtro Espejo"

Crea filtros opuestos para validar tu estrategia:

• "High Converting Profiles" vs "Low Converting Profiles"

• "Quick Sales" vs "Long Sales Cycles"

• "Self-Service Buyers" vs "High-Touch Buyers"

Errores Comunes y Cómo Evitarlos

Error #1: Sobre-segmentación

Problema: Crear demasiados micro-segmentos

Solución: Mantén máximo 8-12 segmentos activos

Regla: Si un segmento tiene <50 contactos, fusiona o elimina

Error #2: Filtros Estáticos

Problema: Crear filtros y "olvidarlos"

Solución: Revisión mensual de efectividad

KPI: Si un filtro no se usa en 30 días, reevalúa

Error #3: Falta de Alineación con Marketing

Problema: Segmentación de ventas vs marketing desconectada

Solución: Workshop trimestral de alineación

Herramienta: Matriz de segmentos compartida

Error #4: No Documentar Criterios

Problema: Filtros crípticos que nadie entiende después

Solución: Documentación clara de cada filtro

Template: Propósito + Criterios + Casos de uso + Owner

Conclusión

Filtrar y segmentar contactos en Pipedrive no es solo una estrategia organizativa, sino una técnica poderosa para maximizar conversiones y optimizar el tiempo del equipo de ventas.

Con tu CRM perfectamente clasificado, aprende a crear reportes personalizados y mide con precisión qué segmentos generan más ingresos.

✔ Aplicando estos métodos, tu equipo pasará menos tiempo gestionando datos y más tiempo cerrando negocios.

✔ La automatización de filtros permite priorizar clientes y mejorar la eficiencia del pipeline de ventas.

💬 ¿Cómo segmentas tus contactos en Pipedrive? Comparte tu experiencia en los comentarios.