Pipedrive: Ajusta la configuración de privacidad

Introducción

Imagina por un momento que tu base de datos de clientes, con años de trabajo acumulado, información sensible y estrategias comerciales, queda expuesta por una configuración de privacidad inadecuada. Este escenario, más común de lo que parece, puede significar no solo pérdidas económicas, sino también daños irreparables a la reputación de tu empresa.

La privacidad en Pipedrive no es solo una característica técnica; es el escudo que protege el corazón de tu negocio. Si quieres llevar la protección un paso más allá, profundiza en la correcta configuración de roles y permisos de tu equipo.

En esta guía exhaustiva, te llevaré paso a paso por todo lo que necesitas saber para convertir tu CRM en una fortaleza digital, manteniendo la flexibilidad que tu equipo necesita para vender más y mejor.

1. Entendiendo el Ecosistema de Privacidad en Pipedrive

Los Pilares Fundamentales de la Seguridad

Pipedrive construye su sistema de privacidad sobre tres pilares fundamentales que debes dominar:

a) Arquitectura de Permisos por Roles

• Administrador: Acceso total a la configuración y datos.

• Usuario estándar: Acceso limitado basado en los permisos asignados.

• Usuario restringido: Solo ve los datos necesarios para su función.

  
  

Consejo Pro: Nunca asignes permisos de administrador por comodidad. He visto empresas donde el 80% del equipo tiene permisos de admin "porque es más fácil", creando vulnerabilidades masivas.

b) Sistema de Visibilidad Granular

• Público: Todos los usuarios pueden ver la información.

• Privado: Solo el propietario y los administradores pueden acceder.

• Compartido con grupos específicos: Se define un acceso personalizado por roles.

  
  

  

c) Control de Acceso por Funciones

Pipedrive permite controlar no solo qué se ve, sino qué acciones se pueden realizar:

• Crear registros

• Editar información existente

• Eliminar datos

• Exportar información

• Generar reportes

2. Configuración básica de privacidad en Pipedrive

a) Ajustar la visibilidad de los datos

Para modificar quién puede ver los datos:

1. Dirígete a Configuración > Administración de usuarios.

2. Selecciona Grupos de visibilidad.

3. Configura la visibilidad según el tipo de información (contactos, negocios, actividades).

   
   

   

   
   

b) Crear grupos de usuarios con permisos personalizados

Si tu equipo tiene diferentes niveles de acceso, es recomendable:

1. Acceder a Configuración > Conjuntos de permisos.

2. Definir permisos específicos para cada grupo (ej. equipo de ventas, gerencia, soporte).

3. Asignar usuarios a cada grupo según sus necesidades.

   
   

   

   
   

3. Configurar la privacidad en la comunicación

a) Controlar el acceso a correos electrónicos y actividades

Pipedrive permite sincronizar correos electrónicos, pero es clave configurar su privacidad:

• Sincronización pública: Todos los usuarios pueden ver los correos asociados a un negocio.

• Sincronización privada: Solo el remitente y destinatario pueden acceder.

• Sincronización selectiva: Definir manualmente los correos compartidos.

Antes de sincronizar tu bandeja de entrada, revisa esta guía para conectar tu correo sin exponer información sensible

Configuración Recomendada:

• Emails de prospección: Visibilidad del equipo

• Negociaciones sensibles: Solo propietario + manager

• Comunicaciones internas: Privadas por defecto

• Soporte post-venta: Compartidas con equipo de CS

Además, la seguridad se refleja en cada comunicación; aprende a diseñar una firma de correo coherente y segura.

Para configurarlo:

1. Ve a Configuración > Sincronización de correo.

2. Ajusta los permisos de visión.

   
   

4. Paso a paso para configurar la privacidad en Pipedrive

Si nunca has ajustado estas configuraciones, sigue estos pasos sencillos para hacerlo de manera eficiente:

1. Inicia sesión en Pipedrive y dirígete al icono de ajustes en la esquina superior derecha.

   
   

2. Accede a "Administración de Usuarios" en el menú de configuración.

   
   

3. Selecciona "Roles y Permisos" y revisa los niveles de acceso actuales.

   
   

4. Edita o crea un nuevo rol para personalizar la privacidad según los cargos y necesidades del equipo.

   
   

5. Ajusta la visibilidad de los datos en "Permisos y visibilidad". Define si los datos serán públicos, privados o compartidos con ciertos usuarios.

   
   

6. Configura la seguridad de la cuenta, activando la autenticación en dos pasos (2FA) desde la sección de Seguridad. Sigue este paso a paso para habilitar 2FA y blindar tu cuenta.

   
   

7. Revisa la actividad de los usuarios en "Registro de auditoría" para asegurarte de que todo esté bajo control.

   
   

8. Guarda los cambios y prueba la configuración iniciando sesión con diferentes roles para verificar que cada usuario tiene el acceso adecuado.

Recuerda que ajustar estos permisos no es algo fijo. Puedes revisarlos periódicamente y adaptarlos según la evolución de tu equipo y negocio.

5. Seguridad Avanzada: Convirtiendo Pipedrive en una Fortaleza

a) Autenticación Multifactor: Tu Primera Línea de Defensa

La autenticación en dos pasos (2FA) es no negociable en 2025. Aquí te explico cómo implementarla correctamente:

Implementación Estratégica:

1. Administradores: 2FA obligatorio con apps de autenticación (Google Authenticator, Authy)

2. Usuarios con acceso a datos sensibles: 2FA obligatorio

3. Usuarios básicos: 2FA recomendado pero opcional

   
   

Activar la autenticación en dos pasos (2FA)

1. Accede a Configuración > Contraseña e inicio de sesión

2. Habilita la opción de Autenticación en dos pasos.

3. Configura la verificación mediante SMS o app de autenticación.

Sigue este paso a paso para habilitar 2FA y blindar tu cuenta.

b) Auditoría y Monitoreo: Tu Sistema de Alerta Temprana

Configuración del Registro de Auditoría:

Pipedrive guarda un registro detallado de todas las acciones. Úsalo estratégicamente:

1. Configura Alertas Automáticas para:

   
   

   • Cambios en permisos de usuario

   • Exportaciones masivas de datos

   • Eliminación de registros importantes

   • Accesos desde ubicaciones inusuales

     
     

2. Revisión Semanal Recomendada

   
   

   • Lunes: Revisar accesos y cambios de permisos

   • Miércoles: Verificar exportaciones y descargas

   • Viernes: Análisis de patrones de uso anómalos

     
     

3. Métricas Clave a Monitorear:

   
   

   • Tiempo de sesión por usuario

   • Frecuencia de acceso a datos sensibles

   • Intentos de acceso fallidos

   • Cambios en configuraciones críticas

Un mantenimiento integral también implica eliminar flujos de trabajo obsoletos que puedan exponer información.

Es clave revisar los registros de actividad para detectar accesos no autorizados:

1. Ir a Configuración > Registro de auditoría.

2. Analizar cambios en permisos y accesos recientes.

6. Errores comunes en la configuración de privacidad y cómo evitarlos

a) No definir niveles de acceso

• Solución: Establecer permisos por roles desde el inicio.

b) Compartir información sensible sin restricciones

• Solución: Configurar la visibilidad privada en datos críticos.

c) No activar la autenticación en dos pasos

• Solución: Implementar 2FA para prevenir accesos no autorizados.

Conclusión

Una configuración adecuada de privacidad en Pipedrive no solo protege los datos comerciales, sino que también mejora la eficiencia y organización del equipo. Siguiendo esta guía, podrás personalizar los permisos y la visibilidad según las necesidades de tu empresa, garantizando un entorno seguro y optimizado para la gestión de clientes.

¡Ahora es tu turno! Revisa tu configuración de privacidad en Pipedrive y comparte en los comentarios cualquier duda o experiencia que hayas tenido ajustando estos parámetros.