Cómo filtrar productos en Pipedrive: La guía definitiva para potenciar tu CRM
- Hasay Rosado
- 30 abr
- 9 Min. de lectura
Introducción
En el vertiginoso mundo de las ventas, contar con datos precisos y bien segmentados puede marcar la diferencia entre cerrar un trato o dejarlo escapar. ¿Sabías que los equipos que utilizan filtros avanzados en su CRM logran un 30% más de eficiencia en la gestión de su embudo de ventas? Según un estudio de HubSpot, las empresas que implementan estrategias efectivas de filtrado y segmentación en sus CRMs experimentan una mejora del 42% en la calidad de sus datos y un 38% de incremento en la precisión de sus previsiones de ventas.
Filtrar productos en Pipedrive no solo agiliza la búsqueda de información, sino que potencia la toma de decisiones basada en datos reales, permitiéndote identificar oportunidades que de otro modo podrían pasar desapercibidas.
En esta guía práctica descubrirás cómo filtrar productos en Pipedrive de forma exhaustiva: desde la configuración inicial hasta ejemplos de casos reales y respuestas a las dudas más frecuentes. Aprenderás a utilizar los filtros estándar y avanzados, a guardar vistas personalizadas y a combinarlos con automatizaciones para optimizar tu proceso comercial. Al aplicar estos conocimientos, reducirás el tiempo de búsqueda de información, mejorarás la precisión de tus reportes y aumentarás la productividad de tu equipo de revenue operations.
A lo largo del artículo encontrarás ejemplos paso a paso, estudios de caso y recomendaciones de mejores prácticas. ¡Prepárate para llevar tu gestión en Pipedrive al siguiente nivel!
Fundamentos de los filtros en Pipedrive
¿Qué es un filtro en Pipedrive?
Un filtro en Pipedrive es una herramienta que te permite segmentar registros (negocios, contactos, productos) según criterios personalizados. Al aplicar filtros, reduces el ruido y te concentras únicamente en la información relevante para tu estrategia de ventas.
Como me comentaba Santiago, director comercial de una empresa de software: "Antes de aprender a filtrar correctamente, perdíamos horas buscando datos específicos. Ahora, con filtros bien configurados, cualquier miembro del equipo encuentra lo que necesita en segundos".
Tipos de filtros disponibles
Filtros predeterminados: Son vistas por defecto como "Todos los negocios abiertos" o "Contactos sin actividad". Pipedrive los ofrece listos para usar desde el primer día.
Filtros personalizados: Creados por el usuario, con condiciones sobre campos estándar o campos personalizados que se adaptan a tus necesidades específicas.
Filtros avanzados: Permiten crear combinaciones lógicas (Y/O), rangos de fechas, valores numéricos y búsqueda de texto libre para segmentaciones complejas.
Dato interesante: Según datos de Pipedrive, los usuarios que utilizan al menos 5 filtros personalizados tienen un 27% más de probabilidades de alcanzar sus objetivos de ventas trimestrales.
Beneficios clave
Ahorro de tiempo: Encuentra rápidamente los productos que cumplen ciertas características, reduciendo hasta un 65% el tiempo dedicado a la búsqueda manual.
Mayor precisión: Evita errores al trabajar con listados extensos, mejorando la calidad de los datos y la confiabilidad de la información.
Mejor análisis: Extrae estadísticas de segmentos concretos para tomar decisiones informadas basadas en datos reales, no en intuiciones.
Colaboración mejorada: Facilita que todo el equipo trabaje con los mismos criterios y visualice la información relevante de manera consistente.
Paso a paso – Cómo filtrar productos en Pipedrive
1. Acceder al módulo de Productos
En el menú lateral, selecciona Productos.
Verás la lista completa de productos registrados en tu cuenta.
2. Abrir el panel de filtros
Haz clic en el icono de filtro (embudo) en la esquina superior derecha.
Se desplegará el panel con criterios predefinidos y la opción "Crear filtro".
3. Definir criterios básicos
Campo: Nombre del producto, precio, categoría, SKU, etc.
Condición: "es", "no es", "contiene", "mayor que", "entre", etc.
Valor: Texto o número a comparar.
Ejemplo práctico: Para filtrar productos con precio mayor a 100 USD y categoría "Software":
Selecciona el campo "Precio"
Elige la condición "mayor que"
Introduce el valor "100"
Haz clic en "Añadir condición"
Selecciona el campo "Categoría"
Elige la condición "es"
Selecciona el valor "Software" del desplegable
4. Combinar criterios (filtros avanzados)
Usa AND/Y para que se cumplan ambos criterios simultáneamente.
Usa OR/O para que cumpla al menos uno de los criterios.
Añade tantos criterios como necesites para segmentaciones complejas.
💡 Consejo profesional: Cuando trabajas con equipos grandes, crea una jerarquía de filtros que vaya de lo general a lo específico. Por ejemplo, primero filtra por línea de producto y luego por rango de precios.
5. Guardar y nombrar tu filtro
Haz clic en Guardar como.
Asigna un nombre descriptivo (por ejemplo, "Software >100 USD").
Decide si será privado o compartido con tu equipo.
Tip: Crea filtros compartidos para estandarizar procesos en tu equipo de revenue operations. Según un estudio de McKinsey, los equipos con procesos estandarizados de filtrado y análisis de datos superan en un 25% a sus competidores.
6. Personalización de columnas visibles
Un paso que muchos usuarios pasan por alto es la personalización de columnas:
Una vez aplicado el filtro, haz clic en ⚙️ (configuración de columnas)
Selecciona qué campos quieres visualizar en los resultados
Ordena las columnas según tu preferencia
Este paso complementario te permite no solo filtrar qué productos ver, sino también qué información visualizar de cada uno.
Casos de uso reales
Caso real – Equipo de SaaS con múltiples líneas de producto
Situación: Una empresa SaaS ofrece tres planes (Básico, Pro y Enterprise) y necesita reportes semanales de ventas por plan.
Solución:
Crear tres filtros: cada uno con la condición "categoría es Básico/Pro/Enterprise".
Generar un informe automático que envíe la lista de productos vendidos por plan cada lunes.
Integrar con Google Sheets mediante la integración de Pipedrive con Google Workspace para visualizar gráficos dinámicos.
Resultado: Reducción del 40% en el tiempo de preparación de reportes y detección temprana de tendencias de venta por plan.
Testimonio: "Antes perdíamos los lunes enteros preparando informes. Ahora, los filtros automatizan el 90% del trabajo, y podemos centrarnos en analizar resultados en lugar de recopilar datos" - María González, Revenue Operations Manager.
Caso real – Retail omnicanal
Situación: Un retailer gestiona stock tanto en tienda física como en e-commerce.
Solución:
Filtro "stock tienda > 0 AND stock online = 0" para identificar productos con desabastecimiento digital.
Automatización que notifica al equipo de e-commerce para reponer stock.
Resultado: Disminución de rupturas de stock online en un 25% y aumento de la satisfacción del cliente medible en un incremento del 18% en las valoraciones positivas.
Caso real – Empresa de servicios profesionales
Situación: Una consultora ofrece diferentes servicios y necesita identificar rápidamente qué vendedores están ofreciendo cada tipo de servicio.
Solución:
Creación de filtros por tipo de servicio y vendedor asignado
Configuración de dashboards específicos por línea de servicio
Implementación de alertas de rendimiento basadas en los filtros
Resultado: Incremento del 32% en cross-selling entre líneas de servicio al identificar oportunidades que antes pasaban desapercibidas.
Técnicas avanzadas de filtrado
Filtros por ciclo de vida del producto
Crear filtros basados en la etapa del ciclo de vida permite gestionar mejor tu catálogo:
Productos nuevos: Filtrar por "Fecha de creación es en los últimos 30 días"
Productos maduros: Filtrar por "Ventas > X unidades en los últimos 6 meses"
Productos en declive: Filtrar por "Ventas decrecientes en los últimos 3 trimestres"
Segmentación por rentabilidad
Crea un campo personalizado para margen de beneficio y configura filtros como:
Alta rentabilidad: Margen > 40%
Media rentabilidad: Margen entre 20-40%
Baja rentabilidad: Margen < 20%
Esto te permitirá enfocar estrategias diferenciadas por segmento.
Filtros dinámicos con fórmulas
Si has creado campos personalizados con fórmulas en Pipedrive, puedes filtrar basándote en sus resultados:
Si (Precio de venta - Costo) / Precio de venta > 0.3 entonces "Alta rentabilidad"Filtra por el resultado de la fórmula para obtener segmentaciones automáticas y dinámicas.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo filtrar por campos personalizados?
Sí, cualquier campo que hayas creado (por ejemplo, "Proveedor" o "Región") aparece en el panel de filtros. De hecho, los campos personalizados suelen ser los más útiles para filtrados específicos de tu negocio.
¿Los filtros afectan los informes?
Al aplicar un filtro antes de generar un informe, solo se incluirán los registros filtrados. Esto es especialmente útil para crear informes segmentados por línea de producto, región o cualquier otro criterio relevante.
¿Cómo eliminar un filtro guardado?
En la lista de filtros guardados, haz clic en el icono de tres puntos junto al filtro y selecciona Eliminar. Ten en cuenta que eliminar un filtro compartido lo eliminará para todos los usuarios.
¿Se pueden exportar los resultados de un filtro?
Sí, tras aplicar el filtro, usa la opción Exportar a CSV para descargar la lista. Puedes luego importar estos datos a herramientas como Excel, Google Sheets o Power BI para análisis más avanzados.
¿Hay un límite en el número de filtros que puedo crear?
Pipedrive no impone un límite estricto, pero por razones de rendimiento y usabilidad, se recomienda no exceder los 50 filtros por usuario. Enfócate en crear filtros realmente útiles y elimina los que ya no utilizas.
Errores comunes al filtrar productos en Pipedrive y cómo evitarlos
1. No definir bien los criterios
Error: Usar condiciones genéricas como "contiene" sin especificar suficiente texto.
Solución: Emplear condiciones exactas ("es", "entre") y validar los valores antes de guardar. Por ejemplo, en lugar de filtrar por "nombre contiene 'pro'", que podría devolver "profesional", "proceso" y "problema", utiliza criterios más precisos.
2. Abusar de criterios AND/Y
Error: Combinar demasiados criterios con AND/Y, dejando la vista vacía porque ningún registro cumple todos los criterios simultáneamente.
Solución: Probar primero cada criterio por separado y luego combinarlos progresivamente, verificando los resultados en cada paso.
3. No revisar permisos de filtro compartido
Error: Crear filtros privados que el equipo no puede usar, generando duplicados y confusión.
Solución: Ajustar la visibilidad al guardarlo para fomentar la colaboración. Establece una política clara sobre quién puede crear filtros compartidos y cómo nombrarlos.
4. Ignorar la nomenclatura consistente
Error: Cada miembro del equipo nombra los filtros según su criterio personal, creando una lista caótica.
Solución: Establecer una convención de nomenclatura como "[Departamento]-[Propósito]-[Detalle]". Por ejemplo: "Ventas-Productos-SoftwareEmpresas".
Buenas prácticas
Nombrar filtros de forma descriptiva y consistente, usando prefijos para categorizar (ejemplo: "PROD-" para filtros de productos).
Documentar en tu equipo qué filtros existen y para qué sirven, creando una pequeña wiki interna o documento compartido.
Revisar trimestralmente los filtros guardados para eliminar los obsoletos y mantener organizado el sistema.
Establecer un "guardián de filtros" en equipos grandes, responsable de mantener la coherencia.
Automatización y filtros: una dupla poderosa
Beneficios de automatizar filtros
Notificaciones automáticas cuando hay nuevos productos que cumplen un criterio.
Creación dinámica de tareas para el equipo de ventas basadas en cambios en productos.
Actualización masiva de registros filtrados para mantener datos consistentes.
Generación programada de informes basados en filtros específicos.
Dato revelador: Según un estudio de Salesforce, los equipos que combinan filtros inteligentes con automatizaciones tienen un 17% más de probabilidades de alcanzar sus cuotas comerciales.
Pasos para configurar una automatización basada en filtros
Ve a Automatizaciones > Crear nueva automatización.
Selecciona el disparador "Cuando un producto coincide con un filtro".
Elige el filtro guardado (por ejemplo, "Software >100 USD").
Define la acción: enviar un email, crear una tarea o actualizar un campo.
Integración con otras herramientas
Aprovecha al máximo tus filtros integrándolos con otras herramientas:
Zapier: Conecta tus filtros de Pipedrive con más de 3,000 aplicaciones. Ver integración con Zapier
Integromat (Make): Crea flujos de trabajo complejos basados en tus filtros. Explorar Make
Power BI: Importa datos filtrados para análisis avanzados. Tutorial de Power BI con Pipedrive
Ejemplo de caso de éxito
Una fintech automatizó alertas para productos con margen de ganancia bajo mediante filtros, logrando un seguimiento inmediato y evitando pérdidas potenciales. Esta simple automatización les permitió identificar proactivamente productos problemáticos y ajustar precios antes de que afectaran la rentabilidad global.
Configuración que utilizaron:
Filtro: "Margen de ganancia < 15% AND/Y Ventas último mes > 0"
Automatización: Notificación a jefe de producto + Crear tarea de revisión de pricing
Periodicidad: Revisión semanal automática
Resultado: Incremento del 12% en el margen promedio de la cartera de productos en solo 3 meses.
Estrategias avanzadas de filtrado para diferentes departamentos
Para equipos de Marketing
Filtro de productos para campañas: Productos con alto margen + bajo volumen de ventas (candidatos para promoción)
Filtro de temporalidad: Productos con estacionalidad para planificar campañas con anticipación
Filtro de cross-selling: Productos frecuentemente comprados juntos (identificados por análisis de canasta)
Para equipos de Ventas
Filtro de incentivos: Productos con mayores comisiones o bonificaciones
Filtro de cuota: Productos que contribuyen al cumplimiento de cuota mensual
Filtro de ciclo corto: Productos con ciclo de venta menor a X días (para cierre rápido)
Para equipos de Customer Success
Filtro de renovación: Productos con renovación en los próximos 30/60/90 días
Filtro de adopción: Productos comprados pero no activados o con bajo uso
Filtro de upsell: Productos complementarios a los ya adquiridos por el cliente
Herramientas complementarias para potenciar tus filtros en Pipedrive
Extensiones recomendadas
Sales Inbox: Integra tus filtros de productos con tu bandeja de correo.
Insights: Crea dashboards personalizados basados en tus filtros más importantes.
Web Forms: Captura leads y asócialos automáticamente con productos filtrados.
Recursos formativos
Academia Pipedrive: Cursos específicos sobre filtrado avanzado y gestión de productos.
Comunidad Pipedrive: Foro donde otros usuarios comparten sus mejores filtros y configuraciones.
Conclusión
Dominar cómo filtrar productos en Pipedrive es clave para optimizar tu flujo de trabajo y obtener insights accionables en tiempo real. En esta guía has aprendido a:
Crear y combinar criterios básicos y avanzados para filtrados precisos.
Guardar filtros útiles y compartirlos con tu equipo para estandarizar procesos.
Aplicar filtros en casos reales de SaaS, retail omnicanal y servicios profesionales.
Evitar errores frecuentes y mantener buenas prácticas de organización.
Potenciar los filtros con automatizaciones para notificaciones y tareas dinámicas.
Implementar estrategias específicas por departamento y utilizar herramientas complementarias.
Al implementar estos pasos, reducirás el tiempo de búsqueda de datos hasta en un 65%, mejorarás la calidad de tus reportes y ganarás agilidad en la toma de decisiones. Como resultado, tu equipo podrá concentrarse en lo que realmente importa: cerrar más negocios y construir mejores relaciones con los clientes.
Ahora te invitamos a ponerlo en práctica: crea tu primer filtro, automatiza una alerta y comprueba cómo tu equipo incrementa su eficiencia. ¿Qué filtro vas a crear primero en tu Pipedrive? ¡Déjanos tu experiencia en los comentarios y comparte tus resultados!
Recursos adicionales
¿Necesitas ayuda personalizada con tus filtros en Pipedrive? Contáctanos para una consultoría gratuita de 30 minutos.
Comentarios